Get started voor ruimtegebruikers

//Get started voor ruimtegebruikers
Get started voor ruimtegebruikers 2018-04-16T17:14:56+00:00

Introductie

Met Officebooking maak je bedrijfsruimten beschikbaar met one-click booking. Ons platform ondersteunt op interactieve en gebruikersvriendelijke wijze het boekingsproces van al je vergaderruimtes, werkplekken en bedrijfsmiddelen. Overal en net zo gemakkelijk door gebruik te maken van onze apps voor mobiel, tablet, desktop of digital signage oplossingen. Vind een vrije werkplek of collega en ga aan de slag!

In deze handleiding geven we je een kort overzicht van de meest gebruikte onderdelen van Officebooking voor ruimtegebruikers. We gaan kort in op je Officebooking account en persoonlijke instellingen en het zoeken en reserveren van een werkplek of vergaderruimte. Aan het einde behandelen we een aantal veel voorkomende integratie mogelijkheden.

Voor toegang en hulp kan je ook altijd terecht op onze website: www.officebooking.net.

Officebooking

Toegang tot Officebooking
Om toegang te krijgen tot Officebooking heb je een persoonlijke account nodig. Deze account wordt in de meeste gevallen vanuit je eigen bedrijf bij ons aangemaakt en heb je (vaak) per email van je bedrijfcontactpersoon ontvangen. Je bedrijf kan ook hebben gekozen voor zelf registratie van gebruikers; lees dan het onderdeel “zelf aanmelden bij Officebooking”.

Log in met je accountgegevens

Via je contactpersoon voor Officebooking binnen je bedrijf heb je een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Om in te loggen ga je in je browser www.officebooking.net en selecteer Log in in het menu. Je wordt nu naar https://app.officebooking.net gestuurd waar je een login scherm aantreft.

TIP: Je eigen bedrijf kan er ook voor kiezen op het eigen intranet een link op te nemen naar de Officebooking login pagina.

LET OP: Gebruikers van de locatie manager of OfficeAdmin hebben een ANDERE URL om in te loggen. Raadpleeg onze support site of je eigen contactpersoon voor meer informatie.

Login gebruiker

Vaak is je login naam je eigen bedrijfsemail adres. Om op een veilige wijze toegang te krijgen raden we aan een vooraf ingesteld wachtwoord gelijk te veranderen in een zelf gekozen wachtwoord. Je kunt je wachtwoord wijzigen door de link ‘ Wachtwoord vergeten?’ op het inlogscherm te kiezen.

Als je de check box “Ingelogd blijven” hebt geselecteerd blijf je aangemeld en wordt je de volgende keer gelijk naar je eigen startscherm geleid.

Zelf aanmelden bij Officebooking
Binnen je bedrijf kan ook gekozen zijn voor zelf registratie. Dit betekent dat medewerkers zich zelf dienen aan te melden. Ga in je browser naar www.officebooking.net en selecteer Aanmelden in het menu. Je wordt nu naar https://app.officebooking.net/signup/ gestuurd waar je een registratie scherm aantreft. Hier dien je eerst de community code van je eigen bedrijf in te voeren. Dit is een code van 3-tekens (bijvoorbeeld WIL). Deze code heb je ontvangen van je bedrijfscontactpersoon, bijvoorbeeld via een email. Zodra je deze code invoert en op de knop volgende hebt geklikt kan je je aanmelden voor een Officebooking account. In het onderstaande voorbeeld zie je dat de code WIL er voor zorgt dat je aan het (demo) bedrijf Wilderman & Kruijt wordt toegevoegd.

Sign up bij bedrijf

Je hoeft alleen je naam en bedrijfsemail adres in te voeren. Optioneel kan je in een volgende stap alvast een profielfoto uploaden. Dit kan je ook later toevoegen.

Je ontvangt vervolgens per email van register@officebooking.net een link waarmee je je account kunt activeren. Zodra je op de link hebt geklikt dient je eerst een wachtwoord in te stellen. Dit wachtwoord dient aan een aantal eisen te voldoen. Zodra je met succes een wachtwoord hebt aangemaakt wordt je naar het inlog scherm gestuurd. Zie voor het vervolg de stappen zoals hierboven beschreven bij “Log in met je accountgegevens”.

TIP: Controleer je junkmailbox als je de mail niet in je inbox aantreft. Je kunt ook zoeken naar de afzender register@officebooking.net.

LET OP: De activeringsmail is beperkt geldig. Als deze niet langer werkt dien je contact op te nemen met je het contactpersoon voor gebruik van Officebooking binnen je eigen bedrijf. Zie ook bij “vragen over toegang”.

Vragen over toegang
Binnen je bedrijf is een contactpersoon aanwezig die beschikt over een Officebooking Administrator account waarmee Officebooking accounts kunnen worden beheerd. Dit betreft ook het aanmaken en (de-)activeren van accounts. Deze Officebooking administrator van jouw eigen bedrijf is het eerste aanspreekpunt bij het oplossen van problemen met toegang tot je persoonlijke account.

Via onze support-site, bereikbaar via www.officebooking.net, kan je ook aanvullende informatie vinden die je kan helpen veel voorkomende problemen op te lossen.

Persoonlijk startscherm (Booking engine)

Nadat het inloggen is gelukt kom je op het ‘startscherm’ van de Officebooking reserveringsdienst. We noemen deze ook wel onze “Booking engine”. Het is een omgeving die door je eigen bedrijf is ingericht op ons Officebooking platform. Vaak kan je dat al zien aan het gebruikte logo en de aangepaste vormgeving. Onderstaande voorbeelden gaat uit van de standaard inrichting.

Rechts bovenaan zie je je eigen naam. Als je daar op klikt wordt een menu met een paar opties getoond.

Persoonlijke startpagina booking engine

Als je met een nieuwe account begint staat er nog niet zoveel informatie in je persoonlijke Officebooking omgeving. Om je een idee te geven hoe het er uit ziet als je met Officebooking werkt, laten we je nu de voorbeeld schermen zien van een aantal fictieve gebruikers.

Dashboard
Hieronder zie je een voorbeeld van een dashboard. Bovenaan heb je een zoekvenster waarmee je snel een plek of locatie kunt vinden. Zoek bijvoorbeeld op naam van de ruimte of locatie.

Links zie je een overzicht van je eigen reserveringen. Op de getoonde kalender staan de data waarop je reservering(en) hebt gemaakt, geel gemarkeerd. Je kunt met de pijltjes naar andere maanden navigeren.

Persoonlijk dashboard

In het midden staan je persoonlijk favoriete werk- en vergaderplekken. Als je een werkplek of vergaderruimte als favoriet markeert, verschijnen ze in je dashboard. Je kan zo sneller een ruimte raadplegen op beschikbaarheid en reserveren. Klik bijvoorbeeld eens op “agenda”.

Rechts zie je wie er aan het werk is. Bij ‘who’s at work’ worden de laatste vijf collega’s of co-workers getoond die zijn ingecheckt óf vijf van je favoriete collega’s. Je kunt ook zoeken naar een collega door voor en/of achternaam in te voeren. Medewerkers die je markeert als favoriet worden bovenaan de lijst getoond. Klik op de ster om een medewerker als favoriet te markeren; nog een keer klikken, maakt dit ongedaan.

Door de naam van de getoonde werkplek te selecteren krijg je de detailpagina van de betreffende werkplek te zien.

Je eigen voorkeuren en acties in de Officebooking omgeving bepalen uiteindelijk wat je op je persoonlijke dashboard ziet.

Mijn reserveringen

Mijn reserveringen

Als je mijn reserveringen selecteert uit het menu, krijg je een gedetailleerd overzicht van je reserveringen voor een maand. Klik op de link “alle reserveringen” toont alles.

Je kunt vanuit een reservering, voor elke gereserveerde werkplek zowel de ruimte, agenda als de plattegrond inzien. Ook kun je hier eenvoudig reserveringen wijzigingen en verwijderen.

Mijn sessies

Mijn sessies

Als je mijn sessies selecteert, zie je al je werksessies. Er wordt een werksessie gestart als je incheckt op een werkplek.

Inchecken betekent dat je meldt dat je aanwezig bent op een werkplek. Dit inchecken kan zowel handmatig als geautomatiseerd plaatsvinden. Handmatig kan bijvoorbeeld met de Officebooking app en een QR-code, werkplekcode of beacon.Je kan ook volledig automatisch ingecheckt worden met behulp van onze Officebooking ESCA OMNI sensor.

Wat je bij mijn sessies ziet hangt af  van hoe jouw bedrijf Officebooking inzet.

Mijn profiel
Tot slot als je Mijn profiel selecteert kun je een aantal persoonlijke instellingen wijzigen.

Mijn profiel

Je kunt bijvoorbeeld je eigen ‘zichtbaarheid’ aan- of uitzetten, een foto of afbeelding bij je profiel voegen of je wachtwoord wijzigen.

Je eigen zichtbaarheid uitzetten betekent dat collega’s je niet kunnen vinden in de Officebooking omgeving. Je wordt dan bijvoorbeeld niet getoond op het dashboard van collega’s onder “who’s at work”. Wel kunnen ook anderen zien dat een werkplek bezet is. Niet wie er dan zit.

Zoeken en reserveren beschikbare werkplekken of ruimten

Je kunt op verschillende manieren zoeken naar beschikbare werkplekken en ruimten in Officebooking. Zodra je de juiste plek op de juiste datum hebt gevonden, kan je deze eenvoudig reserveren. We geven onderstaand een korte toelichting en een aantal tips om je opgang te helpen.

Zoeken vanuit de startpagina

Nadat je bent ingelogd kom je uit op de startpagina van de booking engine. Het aantal getoonde locaties en werkplekken hangt af van het aanbod dat jouw bedrijf beschikbaar wenst te stellen. Het kan een vergadercentrum op een enkele locatie betreffen. Het is ook mogelijk dat het aanbod bestaat uit meerdere kantoorpanden in verschillende plaatsen.

Persoonlijke startpagina

In het getoonde voorbeeld betreft een bedrijf met meerdere panden, op meerdere locaties. In de zoek box bovenaan kan je een naam van een werkplek, vergaderruimte of locatie invoeren. Je kan uiteraard ook zoeken op gebouwdeel, verdieping, naam ruimte, tagnummer, aantal personen en soort ruimte. Probeer het maar uit! Je komt op een lijst ruimten uit die aan je ingevoerde zoekcriteria voldoen.

Hieronder zie je een tweetal carrousels: op locatie respectievelijk plaats. Het selecteren van een locatie (d.w.z. een kantoorpand) of plaats heeft een soortgelijk effect. Je krijgt vervolgens alle ruimten te zien die op de betrokken locatie of plaats beschikbaar zijn.

Tot slot staat onderaan de startpagina ook een mogelijkheid om te zoeken op categorie. Klik je bijvoorbeeld op het icoon van de vergaderruimte dan worden al de vergaderruimten getoond.

Zoeken op categorie

TIP: Als je op het logo klikt bovenaan de webpagina, kom je altijd weer snel terug op de startpagina. Waar je ook bent!

LET OP: Het beheer van de getoonde content, bijvoorbeeld locaties, plaatsen, categorieën maar ook de getoonde plaatjes en omschrijvingen, ligt bij de Officebooking Administrator van je eigen bedrijf. Alleen deze functionaris kan daar wijzigingen in aanbrengen.

Zoekresultaten verfijnen
In onderstaande voorbeeld is gezocht op de categorie “vergaderruimte”. Het getoonde scherm met de zoekresultaten biedt de mogelijkheid te verfijnen naar een aantal criteria.

Zoeken op categorie vergaderruimten

Zoeken op locatienaam of plaats
In het bovenste zoekveld kan je zoeken op een enkele locatie (bijvoorbeeld “Puntegaal Offices”). In het voorbeeld worden zoekresultaten getoond uit een drietal plaatsen: Amsterdam, Rotterdam en Utrecht. Je kunt uiteraard de zoekresultaten verfijnen door op een van de plaatsen te zoeken.

Zoeken op datum
Standaard wordt gezocht op beschikbaar ruimten vanaf vandaag en het eerst volgende tijdstip. In het voorbeeld zie je dat gezocht is op 23 december 2016 en de eerst volgende tijd is 15:00. Je kan de zoekopdracht verfijnen door een andere startdatum en tijd in te voeren. Ook kan je op een eind datum en tijdstip zoeken.

Zoeken op aantal deelnemers.
Je kunt ook zoeken op de gewenste capaciteit van een ruimte. Vooral van belang voor het reserveren van ruimten voor vergaderingen en trainingen.

Tot slot: de geselecteerde categorie kan uiteraard gewijzigd worden. In de lijst worden alle beschikbare categorieën getoond waar uit kan worden gekozen.

Detailpagina van een ruimte en reserveren
Vanuit de zoekresultaten kun je een detailpagina van een ruimte opvragen. Op de detailpagina is een plattegrond weergegeven, een afbeelding van de ruimte, reserveringen en wie er in de ruimte aan het werk is. Door een andere ruimte te selecteren op de plattegrond wordt de informatie van deze ruimte getoond. Je kunt gemakkelijk zien wie er in de ruimte is ingecheckt door ‘Who’s at work’ aan te klikken.

Ruimte detail overzicht

Voor het reserveren van de ruimte controleer je de datum en tijd en selecteer je de knop “Reserveer”. Vervolgens krijg je de gelegenheid overige gegevens in te voeren. Zoals bijvoorbeeld de titel van je overleg, het aantal deelnemers.

Bevestig reservering

Voor ruimten waarbij dit is ingesteld door de Officebooking Administrator van je eigen bedrijf, kan je Amenties bij je reservering bestellen.

Indien je de knop “Reserveren” selecteert, wordt je reservering vastgelegd. Er wordt een bevestigingsscherm getoond. Als je nu naar je dashboard gaat, zie je dat deze reservering is verschenen. Wijzigen of annuleren kan gemakkelijk op dezelfde wijze vanaf dit dashboard.

Tips bij het beheren van je ruimten

Tips bij beheren ruimte

Welke ruimte is vrij/bezet?
Op de plattegrond kan je zien welke ruimten vrij en bezet zijn. Rood is bezet. Groen is vrij. Grijs is niet reserveerbaar. Klik op een vrije ruimte en de details van deze ruimte worden getoond.

Ruimte favoriet maken
Je kunt een ruimte gemakkelijk aan je ‘favorietenlijst’ toevoegen door het sterretje rechtsboven bij de pagina details te selecteren. Het sterretje wordt dan geel. Je kunt dat weer ongedaan maken door hetzelfde sterretje te selecteren. Het sterretje wordt dan grijs.

Who’s at work
Rechts onderaan kan je zien wie zich aanwezig heeft gemeld. Je kan ook zien wie waar zit door op de plattegrond te klikken op ene ruimte die bezet is. Vervolgens wordt getoond wie daar aanwezig.

Plattegrond raadplegen en vergroten
Je kunt vanuit het detailscherm van de werkplek of –ruimte gemakkelijk de hele plattegrond uitvergroten door het symbool rechts boven te selecteren.

Plattegrond workspace

Op dit overzicht is de ruimtebezetting voor het betreffende plattegronddeel weergegeven. Je kan nu in een oogopslag zien welke ruimten bezet of vrij zijn.

Overige bijzonderheden

Officebooking biedt de mogelijk te integreren met andere systemen en informatiedragers. Dit betekent dat reserveringen en bezettingsinformatie die je in je persoonlijke dashboard ziet, ook uit andere bronnen afkomstig kunnen zijn. Onderstaand staan een aantal veel voorkomende opties:

Exchange integratie
Het is mogelijk Officebooking te integreren met de bestaande exchange omgeving van een bedrijf. Dit is handig als u al gewend bent binnen deze exchange omgeving ruimten te reserveren. Het betreft een optie die de Officebooking Administrator kan aanzetten. Vervolgens worden reserveringen tussen beide omgevingen gesynchroniseerd. Een reservering in Exchange wordt naar Officebooking gekopieerd en vice versa. Deze reserveringen zullen ook op de persoonlijk startpagina worden getoond.

Exchange integratie

Signage integratie
Het is mogelijk gebruik te maken van Officebooking via zogenaamde signage schermen die bij bijvoorbeeld bij ruimten in een vergadercentrum zijn geplaatst. Met deze Room booking oplossing kan je per ruimte de bezetting en agenda zien. Het betreft een optie die de Officebooking Administrator kan aanzetten. Als gebruik wordt gemaakt van touch schermen kan ook ter plaatse een reservering van een beschikbare ruimte worden gemaakt. Deze reserveringen zullen ook op de persoonlijk startpagina worden getoond.

Interactive touch voor een vergaderruimte.

Interactive touch voor een vergaderruimte.

Ter ondersteuning van de informatie verschaffing omtrent de ruimte bezetting aan gebruikers is het ook mogelijk een totaal overzicht te tonen op een groot scherm (de Bookinglist) en/of op een plattegrond met zoek mogelijkheden en bezettingsheatmap (de Wayfinder). Dit kan een nuttige aanvulling zijn op het transparant maken en optimaliseren van het ruimtegebruik.

Registeren aanwezigheid
Door inzet van onze ESCA OMNI sensoren is het mogelijk anoniem te registreren of een ruimte daadwerkelijk in gebruik is genomen. Dit vergt na installatie geen verdere handelingen van de gebruikers en zorgt voor een nauwkeurig real time inzicht in ruimtegebruik dat via de genoemde plattegronden wordt getoond. De Officebooking Administrator van uw bedrijf kan meer informatie verstrekken of deze sensoren binnen uw bedrijf worden gebruikt.

ESCA sensor

Suggesties of tips?
Suggesties voor verbeteringen van deze handleiding of onze producten? Laat het ons weten via het contactformulier op onze site: https://www.officebooking.net/nl/contact-us/